Konferanseadministrasjon

Kunne du tenke deg å slippe hele jobben med konferanseadministrasjon, opprette konferansenettside og håndtere påmelding og deltakerservice? Slik at du kan konsentrere deg fullt om innholdet i arrangementet?
Da kan du overlate det til oss!
Ved konferanser, årsmøter, landsmøter og andre større arrangement er det mye administrasjon knyttet til planlegging, påmelding og gjennomføring. Mange ulike tråder skal knyttes sammen og holdes tak i. Det er derfor ofte behov for proffesionell assistanse fra et konferansebyrå, en PCO, som kvalittetssikrer og sørge for et vellykket gjennomført arrangement.

Uansett, konferanse, seminar eller annen type arrangement, ved konferanseadministrasjon så starter vi med en gjennomgang sammen med vår oppdragsgiver av hvordan det vil være best å tilrettelegge prosessen rundt ditt arrangementet. Du har èn kontaktperson som følger opp fra planlegging til gjennomføring og ved å koble oss inn i prosessen så tidlig som mulig kan vi bidra med råd og veiledning som vil være til fordel for dere både praktisk og økonomisk.

Du velger hva du vil ha oss til å ta ansvar for, og det dere ønsker å ta hånd om selv, kan dere fortsatt gjøre!
Felix konferansesenter
Foto: Felix konferansesenter

Konferanser og større arrangement

Når vi tar hånd om konferanseadministrasjon for deg, kan vi:
  • Innhente tilbud fra ulike aktuelle hotell- og konferansesteder, ut fra dine behov.
  • Håndtere bestilling og kontraktsinngåelser med leverandør og evt. tilleggsleverandører.
  • Være oppdragsgivers bindeledd mot leverandørene og koordinere alle praktiske detaljer, for å sikre et vellykket arrangement.
  • Oppretter egne nettsider med oppdragsgivers/ arrangementets profil, med all informasjon om konferansen og påmeldingsskjema.   
  • Stå for elektronisk utsendelse av invitasjoner til potensielle deltakere.  Deltakere mottar automatisk påmeldingsbekreftelse på epost, ved påmelding.
  • Håndtere deltakerfakturering, og evt. annen inn- og utbetaling.
  • Dere holdes løpende oppdatert om påmeldingen underveis i prosessen.
  • Følge opp og besvarer henvendelser fra deltakerne knyttet til konferansedeltakelse, påmelding, spesielle behov og andre forhold.
  • Bistå med utforming og trykking av deltakermateriell som konferansemapper, navneskilt /navnebånd, bonger etc.
  • Bestille og koordinere transport for grupper til, fra og under arrangementet.
  • Foreslå aktiviteter, sosialt program, ledsagerprogram.
  • Være tilstede under arrangementet, ved registrering, og andre sekretariatsfunksjoner.
  • Oppsummering / Evaluering av arrangementet

Send oss en epost eller ring tlf.  995 20 722 for uforpliktende tilbud på hva vi kan gjøre for deg og ditt neste arrangement!

 Tilbake ...
container separator bg

Konferansearrangør

KonferansePartneren er en konferansearrangør, en PCO (Professional Congress Organizer), som holder til i Bergen. Vi tar hånd om hotellbooking, konferansebooking, eller hele konferanseadministrasjonen, også om du holder til i Oslo, Trondheim, Stavanger eller et annet sted i Norge.

Vi har kunder innen organisasjoner, offentlig virksomhet og privat næringsliv. Se referanser og les gjerne hva noen av våre kunder sier om oss.